Thuê Thiết Bị Lưu Trữ Có Thật Sự An Toàn Và Bảo Mật Dữ Liệu Không?

Thuê Thiết Bị Lưu Trữ hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu an toàn dữ liệu nếu doanh nghiệp kiểm soát rõ thiết bị, quyền truy cập, phương thức mã hóa và quy trình bàn giao. Rủi ro không nằm ở hình thức thuê hay mua, mà chủ yếu đến từ cách thiết bị được cấu hình, vận hành và xử lý dữ liệu trong suốt thời gian sử dụng.

Thuê Thiết Bị Lưu Trữ có thực sự an toàn không?

Câu trả lời là có, nhưng mức độ an toàn phụ thuộc rất lớn vào mô hình triển khai và đơn vị cung cấp dịch vụ. Thuê Thiết Bị Lưu Trữ không có nghĩa doanh nghiệp phải giao dữ liệu cho nhà cung cấp quản lý. Trong nhiều mô hình, doanh nghiệp vẫn trực tiếp vận hành thiết bị tại văn phòng, phòng máy hoặc trung tâm dữ liệu của mình.

Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở quyền sở hữu phần cứng. Nhà cung cấp sở hữu thiết bị, còn doanh nghiệp sử dụng thiết bị trong khoảng thời gian đã thỏa thuận. Dữ liệu được lưu trên hệ thống nào, ai được quyền truy cập và thiết bị được kết nối với mạng ra sao vẫn có thể do chính bộ phận IT của doanh nghiệp kiểm soát.

Vì vậy, khi đánh giá Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi “thiết bị có phải của mình hay không”, mà cần xem xét:

• • Thiết bị được đặt ở đâu?
  • Ai có quyền truy cập quản trị?
  • Dữ liệu có được mã hóa hay không?
  • Có cơ chế RAID, snapshot hoặc backup không?
  • Nhà cung cấp có được phép truy cập dữ liệu hay không?
  • Quy trình thu hồi thiết bị được thực hiện như thế nào?

Nếu các vấn đề trên được kiểm soát rõ ràng, mô hình thuê vẫn có thể đáp ứng tốt yêu cầu bảo mật của hệ thống doanh nghiệp.

Thậm chí trong một số trường hợp, Thuê Thiết Bị Lưu Trữ còn giúp doanh nghiệp tiếp cận hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp hơn so với việc phải mua một cấu hình thấp vì giới hạn ngân sách ban đầu.

Những rủi ro bảo mật cần lưu ý khi thuê thiết bị lưu trữ

Không có hệ thống lưu trữ nào hoàn toàn không có rủi ro. Điều quan trọng là xác định được các nguy cơ có thể xảy ra và xây dựng biện pháp kiểm soát phù hợp ngay từ đầu.

Rủi ro đầu tiên khi Thuê Thiết Bị Lưu Trữ là quyền truy cập quản trị không được phân chia rõ ràng. Nếu nhà cung cấp vẫn giữ tài khoản quản trị mặc định hoặc doanh nghiệp sử dụng chung một tài khoản cho nhiều nhân sự, nguy cơ truy cập ngoài ý muốn sẽ tăng lên.

Ngay sau khi tiếp nhận hệ thống, bộ phận IT nên:

• • Thay đổi mật khẩu quản trị mặc định.
  • Tạo tài khoản riêng cho từng quản trị viên.
  • Phân quyền theo đúng nhiệm vụ.
  • Bật xác thực đa yếu tố nếu hệ thống hỗ trợ.
  • Ghi lại nhật ký đăng nhập và thay đổi cấu hình.

Rủi ro thứ hai là dữ liệu chưa được mã hóa. Nếu thiết bị bị di chuyển, ổ đĩa được tháo khỏi hệ thống hoặc phần cứng rơi vào tay người không có thẩm quyền, dữ liệu chưa mã hóa có thể bị đọc trực tiếp.

Khi Thuê Thiết Bị Lưu Trữ để lưu các dữ liệu quan trọng như hồ sơ khách hàng, tài liệu tài chính, dữ liệu ERP hoặc thông tin nội bộ, doanh nghiệp nên ưu tiên mã hóa dữ liệu ngay từ lúc ghi xuống ổ đĩa.

Rủi ro thứ ba liên quan đến thiết bị đã từng được sử dụng bởi khách hàng khác. Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Nhà cung cấp phải có quy trình xóa dữ liệu, khởi tạo lại ổ đĩa và kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao cho khách hàng tiếp theo.

Một rủi ro khác là doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào phần cứng mà bỏ qua kết nối mạng. Hệ thống lưu trữ có thể được cấu hình tốt nhưng vẫn gặp nguy hiểm nếu cổng quản trị được mở trực tiếp ra Internet hoặc không được phân tách khỏi mạng người dùng. Do đó, Thuê Thiết Bị Lưu Trữ cần được xem như một phần trong kiến trúc CNTT tổng thể thay vì một thiết bị độc lập.

Doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập dữ liệu như thế nào?

Quyền truy cập là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định mức độ an toàn của hệ thống lưu trữ. Khi triển khai Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc quyền tối thiểu. Mỗi người dùng chỉ được phép truy cập đúng dữ liệu và tính năng cần thiết cho công việc.

Ví dụ, nhân viên kế toán chỉ cần truy cập thư mục tài chính liên quan đến nghiệp vụ của mình. Nhân viên kỹ thuật không nhất thiết phải có quyền đọc toàn bộ dữ liệu kinh doanh. Tài khoản sao lưu cũng không nên được sử dụng cho các thao tác quản trị thông thường.

Doanh nghiệp có thể chia quyền thành các nhóm:

• • Quyền quản trị hệ thống.
  • Quyền quản lý storage.
  • Quyền đọc dữ liệu.
  • Quyền đọc và ghi dữ liệu.
  • Quyền sao lưu.
  • Quyền phục hồi dữ liệu.

Cách phân quyền này giúp giảm nguy cơ một tài khoản bị lộ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Đối với Thuê Thiết Bị Lưu Trữ triển khai trong môi trường có nhiều phòng ban, việc tích hợp với hệ thống quản lý danh tính như Active Directory cũng giúp kiểm soát người dùng thuận tiện hơn. Doanh nghiệp nên hạn chế tối đa tài khoản dùng chung. Khi mỗi nhân sự có tài khoản riêng, bộ phận IT có thể xác định chính xác ai đã truy cập, thay đổi hoặc xóa dữ liệu.

Nhật ký hoạt động cũng cần được lưu lại. Các sự kiện như đăng nhập thất bại nhiều lần, thay đổi quyền truy cập, tạo tài khoản quản trị mới hoặc xóa khối lượng dữ liệu lớn nên được cảnh báo.

Nếu Thuê Thiết Bị Lưu Trữ được kết nối với nhiều máy chủ, hệ thống cần phân tách đường quản trị và đường truyền dữ liệu khi điều kiện hạ tầng cho phép. Điều này giúp hạn chế nguy cơ người dùng thông thường tiếp cận giao diện quản trị storage. Các kết nối giữa máy chủ và storage cũng cần được cấu hình trên VLAN hoặc mạng riêng phù hợp, kết hợp thiết bị mạng để hạn chế truy cập từ các khu vực không liên quan.

Mã hóa, RAID và backup có vai trò gì với dữ liệu thuê lưu trữ?

Một hiểu nhầm phổ biến là hệ thống lưu trữ có RAID thì không cần backup. Thực tế, RAID và backup giải quyết hai vấn đề hoàn toàn khác nhau.

Khi Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, RAID có thể giúp hệ thống tiếp tục hoạt động khi một hoặc nhiều ổ đĩa gặp lỗi, tùy theo cấp RAID được sử dụng. Tuy nhiên, RAID không bảo vệ doanh nghiệp khỏi việc xóa nhầm dữ liệu, ransomware hoặc dữ liệu bị sửa đổi.

Backup tạo ra một bản sao dữ liệu độc lập để phục hồi khi dữ liệu chính gặp sự cố.

Một hệ thống bảo vệ dữ liệu phù hợp thường cần nhiều lớp:

• • RAID: Giảm nguy cơ gián đoạn khi ổ đĩa vật lý gặp lỗi.
  • Snapshot: Cho phép lưu trạng thái dữ liệu tại một thời điểm và hỗ trợ phục hồi nhanh trong một số trường hợp.
  • Backup: Tạo bản sao độc lập của dữ liệu phục vụ phục hồi sau sự cố.
  • Mã hóa: Ngăn người không có khóa truy cập đọc trực tiếp dữ liệu.

Doanh nghiệp sử dụng Thuê Thiết Bị Lưu Trữ nên xác định rõ mức độ quan trọng của từng loại dữ liệu để thiết kế chính sách sao lưu phù hợp. Không nhất thiết mọi dữ liệu đều phải áp dụng cùng một chu kỳ backup.

Dữ liệu giao dịch có thể cần sao lưu thường xuyên hơn tài liệu lưu trữ dài hạn. Các hệ thống quan trọng cũng cần xác định RPO và RTO. RPO thể hiện lượng dữ liệu tối đa doanh nghiệp chấp nhận mất khi xảy ra sự cố. RTO thể hiện khoảng thời gian hệ thống cần được phục hồi để tiếp tục hoạt động.

Khi Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, doanh nghiệp cũng cần xác định bản backup được đặt ở đâu. Nếu dữ liệu chính và bản sao lưu nằm hoàn toàn trên cùng một thiết bị, một sự cố nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến cả hai.

Một chiến lược phù hợp hơn là duy trì thêm bản sao tại thiết bị khác, vị trí khác hoặc môi trường Cloud tùy theo yêu cầu vận hành. Mã hóa cũng rất quan trọng, đặc biệt đối với dữ liệu nhạy cảm. Khi ổ cứng được tháo khỏi thiết bị, dữ liệu mã hóa vẫn khó bị khai thác nếu người truy cập không có khóa giải mã.

Quy trình bàn giao và thu hồi thiết bị quyết định mức độ an toàn

Giai đoạn thường bị bỏ qua nhất khi Thuê Thiết Bị Lưu Trữ chính là lúc kết thúc hợp đồng. Trong thời gian vận hành, doanh nghiệp có thể kiểm soát thiết bị rất chặt chẽ. Tuy nhiên, nếu toàn bộ storage được giao lại cho nhà cung cấp mà chưa xử lý dữ liệu đúng cách, nguy cơ rò rỉ vẫn tồn tại.

Trước khi trả thiết bị, doanh nghiệp cần xác định:

• Dữ liệu đã được sao lưu đầy đủ chưa?
• Các volume đã được xóa hay chưa?
• Snapshot cũ còn tồn tại không?
• Tài khoản quản trị đã được loại bỏ chưa?
• Ổ đĩa có dữ liệu nhạy cảm cần xử lý riêng không?

Đối với Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, xóa file thông thường chưa chắc đã đồng nghĩa dữ liệu không thể phục hồi. Các khối dữ liệu cũ có thể vẫn tồn tại trên ổ đĩa cho đến khi bị ghi đè.

Một hợp đồng Thuê Thiết Bị Lưu Trữ rõ ràng nên quy định ít nhất các nội dung liên quan đến quyền truy cập, bảo mật thông tin, quy trình đổi thiết bị, xử lý ổ đĩa lỗi và xóa dữ liệu sau khi kết thúc dịch vụ.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần làm rõ cách xử lý trong trường hợp ổ đĩa bị lỗi trong thời gian thuê. Nếu ổ đĩa chứa dữ liệu quan trọng được nhà cung cấp mang đi bảo hành hoặc thay thế, quy trình bàn giao cần đủ chặt chẽ để tránh dữ liệu rời khỏi phạm vi kiểm soát.

Khi nào doanh nghiệp nên Thuê Thiết Bị Lưu Trữ?

Thuê Thiết Bị Lưu Trữ phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng storage trong một khoảng thời gian xác định, cần mở rộng dung lượng nhanh hoặc chưa muốn đầu tư chi phí lớn ngay từ đầu.

Một số trường hợp phù hợp gồm:

• • Dự án triển khai trong vài tháng.
  • Mở rộng tạm thời dung lượng lưu trữ.
  • Di chuyển dữ liệu giữa hai hệ thống.
  • Xây dựng môi trường kiểm thử.
  • Backup dữ liệu trong giai đoạn nâng cấp.
  • Dự án yêu cầu storage riêng nhưng chưa xác định nhu cầu lâu dài.
  • Doanh nghiệp cần thử nghiệm giải pháp trước khi đầu tư chính thức.

Ngoài ra, Thuê Thiết Bị Lưu Trữ có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi nhu cầu tài nguyên thay đổi nhanh. Thay vì mua dư dung lượng cho nhiều năm, doanh nghiệp có thể lựa chọn cấu hình phù hợp với từng giai đoạn.

Mô hình Thuê Thiết Bị Lưu Trữ cũng phù hợp khi doanh nghiệp cần triển khai nhanh nhưng không muốn mất thời gian tìm mua từng linh kiện, cấu hình hệ thống và xử lý tài sản sau khi dự án kết thúc.

Trong trường hợp cần triển khai đồng bộ server, storage hoặc các hạng mục CNTT khác, mô hình Cho Thuê Phần Cứng Theo Yêu Cầu giúp doanh nghiệp xây dựng cấu hình sát nhu cầu hơn thay vì phải sử dụng một gói cố định.

Tiêu chí chọn đơn vị cho thuê để bảo vệ dữ liệu

Không phải dịch vụ cho thuê nào cũng có mức độ an toàn giống nhau. Trước khi Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, doanh nghiệp nên đánh giá cả phần cứng lẫn quy trình vận hành của đơn vị cung cấp.

Trước hết, thiết bị cần có nguồn gốc và cấu hình rõ ràng. Doanh nghiệp cần biết loại storage, ổ đĩa, dung lượng, chuẩn giao tiếp và tình trạng thiết bị trước khi đưa vào hệ thống. Nhà cung cấp cũng cần có khả năng hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình triển khai. Khi storage gặp lỗi, thời gian phản hồi ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng truy cập dữ liệu của doanh nghiệp.

Các tiêu chí quan trọng gồm:

• Thiết bị được kiểm tra trước khi bàn giao.
• Cấu hình phù hợp với workload thực tế.
• Quyền truy cập giữa khách hàng và nhà cung cấp được quy định rõ.
• Có quy trình xử lý ổ đĩa lỗi.
• Có chính sách xóa dữ liệu khi thu hồi.
• Có khả năng đổi hoặc bổ sung phần cứng khi nhu cầu thay đổi.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong suốt thời gian thuê.

Đối với Thuê Thiết Bị Lưu Trữ, giá thuê thấp không nên là tiêu chí duy nhất. Một cấu hình không phù hợp có thể gây thiếu dung lượng, nghẽn I/O hoặc khó mở rộng, trong khi quy trình bảo mật không rõ ràng có thể tạo ra rủi ro lớn hơn nhiều so với phần chi phí tiết kiệm được.

Liên hệ ngay với ITNOW để được khảo sát thực tế và tư vấn cho Thuê Thiết Bị Lưu Trữ hoàn toàn miễn phí!

———————-
IT NOW – PHÒNG IT THUÊ NGOÀI

• • Hotline – Email: kinhdoanh@itnow.vn
  • Website: https://itnow.vn