Thuê IT ngoài theo tháng có hiệu quả hơn tuyển nhân sự nội bộ không?

Thuê IT ngoài đang trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp muốn duy trì hệ thống công nghệ ổn định nhưng chưa cần xây dựng phòng IT riêng. So với tuyển nhân sự nội bộ, thuê IT ngoài theo tháng có thể tối ưu chi phí và mở rộng phạm vi hỗ trợ, nhưng hiệu quả còn phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu vận hành thực tế.

Thuê IT ngoài theo tháng là gì?

Thuê IT ngoài theo tháng là hình thức doanh nghiệp ký hợp đồng với một đơn vị chuyên môn để đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc vận hành CNTT.

Phạm vi công việc thường bao gồm:

• Hỗ trợ máy tính và người dùng.
• Xử lý lỗi mạng, Wi-Fi, máy in.
• Quản lý tài khoản email.
• Quản trị máy chủ.
• Backup và kiểm tra dữ liệu.
• Theo dõi thiết bị mạng.
• Cập nhật phần mềm và hệ điều hành.
• Tư vấn bảo mật.
• Quản lý tài sản CNTT.
• Hỗ trợ từ xa và trực tiếp.

Thay vì phụ thuộc vào một cá nhân, doanh nghiệp sử dụng nguồn lực của cả đội ngũ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ.

Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp đã có hệ thống CNTT tương đối rõ ràng nhưng chưa đủ khối lượng công việc để duy trì một phòng IT chuyên biệt.

So sánh thuê IT ngoài và tuyển nhân sự IT nội bộ

Để xác định phương án nào hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên xem xét nhiều tiêu chí cùng lúc.

Chi phí nhân sự

Khi tuyển một nhân viên IT, doanh nghiệp không chỉ chi trả lương hàng tháng mà còn có các khoản liên quan như:

• Bảo hiểm.
• Thưởng.
• Phúc lợi.
• Chi phí tuyển dụng.
• Đào tạo.
• Thiết bị làm việc.
• Chi phí thay thế khi nhân sự nghỉ việc.

Trong khi đó, thuê IT ngoài thường sử dụng mức phí cố định theo tháng dựa trên số lượng người dùng, thiết bị hoặc phạm vi dịch vụ.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, mô hình thuê ngoài có thể dễ dự toán ngân sách hơn vì chi phí tương đối ổn định.

Phạm vi chuyên môn

Một nhân viên IT nội bộ khó có thể chuyên sâu tất cả lĩnh vực cùng lúc.

Ví dụ, một người có thể mạnh về Helpdesk và hệ thống Windows nhưng chưa chắc có kinh nghiệm chuyên sâu về firewall, máy chủ, cloud, backup và an ninh mạng.

Khi sử dụng đơn vị thuê ngoài, doanh nghiệp thường có thể tiếp cận nhiều kỹ thuật viên với các chuyên môn khác nhau.

Điều này đặc biệt hữu ích khi cần triển khai dự án như nâng cấp mạng, chuyển dữ liệu, thiết lập firewall hoặc mua máy chủ vật lý phục vụ ứng dụng nội bộ.

Tốc độ xử lý sự cố

Nhân viên nội bộ có lợi thế lớn là làm việc trực tiếp tại văn phòng và hiểu môi trường doanh nghiệp.

Với các sự cố đơn giản như máy in lỗi, máy tính không vào mạng hoặc cần hỗ trợ người dùng, IT nội bộ có thể xử lý ngay.

Tuy nhiên, nếu nhân viên đó nghỉ phép, nghỉ việc hoặc đang xử lý vấn đề khác thì doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng không có người thay thế.

Dịch vụ thuê ngoài thường có nhiều kỹ thuật viên và hệ thống Helpdesk, nhờ đó yêu cầu có thể được chuyển cho người phù hợp.

Những lợi ích khi thuê IT ngoài theo tháng

Lợi ích lớn nhất của thuê ngoài không chỉ nằm ở việc tiết kiệm tiền lương mà còn ở khả năng tổ chức hoạt động IT bài bản hơn.

Có đội ngũ kỹ thuật thay vì phụ thuộc một người

Nếu doanh nghiệp chỉ tuyển một nhân viên IT, kiến thức và thông tin hệ thống có thể tập trung vào một cá nhân.

Khi người đó nghỉ việc, doanh nghiệp có thể mất thời gian bàn giao tài khoản, tài liệu hoặc cấu hình hệ thống.

Với dịch vụ thuê ngoài, thông tin thường được quản lý theo quy trình, ticket và tài liệu chung. Nhờ đó, nhiều kỹ thuật viên có thể tiếp tục xử lý khi cần.

Đây cũng là một trong 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ IT Manager thuê ngoài, đặc biệt với công ty chưa cần xây dựng đội ngũ CNTT lớn nhưng vẫn muốn có người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống.

Tiếp cận nhiều chuyên môn IT

Hệ thống doanh nghiệp hiện nay có thể bao gồm:

• Microsoft 365.
• Máy chủ vật lý.
• Máy chủ ảo.
• Firewall.
• Wi-Fi.
• Switch.
• NAS.
• Backup.
• Endpoint Security.
• Cloud.

Mỗi hạng mục đòi hỏi kiến thức khác nhau.

Một đơn vị IT chuyên nghiệp thường có đội kỹ thuật phụ trách nhiều nhóm công nghệ, giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề phức tạp mà không cần tuyển nhiều nhân sự riêng biệt.

Dễ mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Khi doanh nghiệp tăng từ 20 lên 50 hoặc 100 nhân viên, lượng thiết bị và yêu cầu hỗ trợ cũng tăng.

Với mô hình thuê ngoài, phạm vi dịch vụ có thể được điều chỉnh theo số lượng người dùng hoặc địa điểm mới.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải lập tức tuyển thêm nhân viên IT mỗi khi mở rộng.

Khi nào thuê IT ngoài hiệu quả hơn tuyển IT nội bộ?

Không phải mọi doanh nghiệp đều nên thuê ngoài. Tuy nhiên, mô hình này thường có lợi thế trong một số trường hợp.

Doanh nghiệp có dưới 100 nhân sự

Với công ty quy mô nhỏ hoặc vừa, số lượng sự cố hàng ngày có thể chưa đủ để sử dụng toàn bộ thời gian của một đội IT nội bộ.

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp chỉ chi trả cho phạm vi dịch vụ cần thiết nhưng vẫn có người quản lý hệ thống.

Hệ thống có nhiều công nghệ khác nhau

Một doanh nghiệp có firewall, server, Microsoft 365, NAS và cloud sẽ cần nhiều kỹ năng.

Nếu tuyển một người duy nhất, rất khó yêu cầu nhân sự đó có kinh nghiệm sâu ở mọi nền tảng.

Thuê ngoài giúp tiếp cận đội ngũ đa chuyên môn mà không phải tuyển nhiều vị trí.

Doanh nghiệp chưa có IT Manager

Một số doanh nghiệp có một hoặc hai nhân viên Helpdesk nhưng chưa có người phụ trách chiến lược, bảo mật, ngân sách và kế hoạch nâng cấp.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể thuê IT Manager ngoài để quản lý hệ thống thay vì tuyển thêm vị trí cấp cao toàn thời gian.

Việc Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thuê IT Manager Thay Vì Tuyển Nhân Sự Nội Bộ? cũng cần được xem xét dựa trên mức độ phức tạp của hệ thống, ngân sách và nhu cầu quản trị dài hạn.

Khi nào nên tuyển nhân sự IT nội bộ?

Thuê ngoài không phải lúc nào cũng là phương án tốt nhất. Doanh nghiệp nên cân nhắc IT nội bộ khi có khối lượng công việc đủ lớn hoặc hệ thống mang tính đặc thù cao.

• Nhu cầu hỗ trợ tại chỗ liên tục: Các doanh nghiệp sản xuất, logistics hoặc vận hành hệ thống 24/7 có thể cần kỹ thuật viên luôn có mặt tại cơ sở. Trong trường hợp này, IT nội bộ giúp phản ứng nhanh hơn với sự cố phần cứng và hệ thống vận hành.
• Có nhiều hệ thống đặc thù: Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm nội bộ được phát triển riêng hoặc hạ tầng phức tạp, nhân sự làm việc lâu dài trong công ty sẽ hiểu quy trình tốt hơn.
• Quy mô doanh nghiệp lớn: Khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, lượng yêu cầu IT thường đủ lớn để xây dựng đội ngũ riêng.

Tuy nhiên, ngay cả doanh nghiệp có phòng IT vẫn có thể thuê đơn vị bên ngoài xử lý các lĩnh vực chuyên sâu như bảo mật, cloud hoặc triển khai hạ tầng.

Mô hình kết hợp IT nội bộ và IT thuê ngoài có hiệu quả không?

Với nhiều doanh nghiệp, lựa chọn tốt nhất không phải “nội bộ hoặc thuê ngoài” mà là kết hợp cả hai.

IT nội bộ có thể phụ trách:

• Hỗ trợ nhân viên hàng ngày.
• Quản lý tài sản.
• Làm việc với các phòng ban.
• Theo dõi nhu cầu vận hành.

Trong khi đơn vị thuê ngoài phụ trách:

• Máy chủ.
• Firewall.
• Backup.
• Cloud.
• Bảo mật.
• Các dự án nâng cấp.

Mô hình này giúp doanh nghiệp tận dụng hiểu biết nội bộ đồng thời bổ sung chuyên môn từ bên ngoài.

Ví dụ, nhân viên IT có thể quản lý tài sản thường ngày, trong khi đơn vị kỹ thuật hỗ trợ đánh giá linh kiện máy chủ, nâng cấp hệ thống lưu trữ hoặc xử lý các vấn đề chuyên sâu.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị IT thuê ngoài

Một nhà cung cấp phù hợp không chỉ cần xử lý sự cố nhanh mà còn phải giúp doanh nghiệp giảm số sự cố về lâu dài.

Doanh nghiệp nên đánh giá:

• Có quy trình Helpdesk rõ ràng: Yêu cầu cần được ghi nhận thành ticket, phân loại mức độ ưu tiên và theo dõi thời gian xử lý.
• Có khả năng quản trị hệ thống tổng thể: Đơn vị IT nên hiểu cả máy tính người dùng, mạng, server, cloud, backup và bảo mật thay vì chỉ sửa lỗi thiết bị.
• Có tài liệu và báo cáo: Các thông tin quan trọng như tài khoản quản trị, sơ đồ mạng, thiết bị, bản quyền và lịch bảo trì cần được quản lý có hệ thống.
• Có SLA phù hợp: SLA nên quy định rõ mức độ sự cố và thời gian phản hồi.

Ví dụ, lỗi máy tính của một nhân viên sẽ có mức ưu tiên khác với tình trạng toàn bộ công ty mất Internet hoặc máy chủ ngừng hoạt động.

Thuê IT ngoài hay tuyển nhân sự nội bộ: đâu là lựa chọn tốt hơn?

Không có câu trả lời chung cho mọi doanh nghiệp.

Thuê IT ngoài phù hợp khi:

• Quy mô nhỏ và vừa.
• Không đủ công việc để xây dựng phòng IT riêng.
• Cần nhiều chuyên môn khác nhau.
• Muốn kiểm soát chi phí cố định.
• Cần đội ngũ dự phòng khi kỹ thuật viên vắng mặt.

IT nội bộ phù hợp khi:

• Hệ thống lớn và phức tạp.
• Có nhiều yêu cầu hỗ trợ hàng ngày.
• Cần kỹ thuật viên hiện diện thường xuyên.
• Công nghệ gắn chặt với quy trình vận hành đặc thù.

Trong nhiều trường hợp, mô hình kết hợp giữa IT nội bộ và thuê IT ngoài theo tháng mang lại sự cân bằng tốt hơn về chi phí, tốc độ xử lý và chuyên môn.

IT NOW – Dịch vụ IT thuê ngoài theo tháng cho doanh nghiệp

Để thuê IT ngoài mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần nhiều hơn một đơn vị chỉ xuất hiện khi máy tính hoặc mạng gặp lỗi. Hệ thống cần được kiểm tra, giám sát, bảo trì và lên kế hoạch nâng cấp chủ động.

IT NOW cung cấp dịch vụ IT dành cho doanh nghiệp với các hạng mục như:

• IT Helpdesk từ xa và onsite.
• Quản lý máy tính người dùng.
• Quản trị máy chủ.
• Kiểm tra hệ thống mạng.
• Quản lý Microsoft 365.
• Backup và phục hồi dữ liệu.
• Bảo mật hệ thống.
• Quản lý tài sản CNTT.
• Bảo trì định kỳ.
• Tư vấn nâng cấp hạ tầng.
• IT Manager thuê ngoài.

Với dịch vụ thuê IT ngoài theo tháng, doanh nghiệp có thể xây dựng phạm vi hỗ trợ dựa trên số lượng người dùng, mức độ phức tạp của hệ thống và yêu cầu SLA thực tế.

Thay vì chỉ xử lý sự cố khi phát sinh, mục tiêu quan trọng hơn là giảm số lượng lỗi lặp lại, chuẩn hóa hạ tầng và giúp hệ thống CNTT vận hành ổn định theo quá trình phát triển của doanh nghiệp.

———————-
IT NOW – PHÒNG IT THUÊ NGOÀI

• Email: kinhdoanh@itnow.vn
• Website: https://itnow.vn