Top sai lầm cần tránh khi thuê IT Manager ngoài

Trong thời đại chuyển đổi số, vai trò của người đứng đầu bộ phận công nghệ thông tin (IT Manager) không chỉ dừng lại ở việc sửa lỗi máy tính hay bấm dây mạng. Tuy nhiên, việc duy trì một IT Manager toàn thời gian với mức lương đắt đỏ lại là bài toán khó đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Lựa chọn giải pháp thuê ngoài giúp giải quyết triệt để vấn đề chi phí, nhưng nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp rất dễ rơi vào những cái bẫy quản trị lãng phí. Dưới đây là tổng hợp những sai lầm nguy hiểm nhất mà các nhà quản lý cần tránh khi quyết định thuê IT Manager ngoài.

Chọn dịch vụ dựa trên mức giá rẻ nhất

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi thuê IT Manager ngoài là đặt yếu tố chi phí lên hàng đầu mà bỏ qua năng lực thực tế của đối tác. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều gói dịch vụ giá rẻ nhưng đi kèm với đội ngũ kỹ thuật thiếu kinh nghiệm hoặc quy trình làm việc sơ sài.

Hậu quả của việc ham rẻ:

• Xử lý sự cố mang tính chắp vá: Kỹ thuật viên giá rẻ thường chỉ xử lý các hiện tượng bề nổi mà không tìm ra nguyên nhân gốc rễ, khiến sự cố lặp đi lặp lại nhiều lần.

• Thiếu tư vấn chiến lược dài hạn: Bạn chỉ nhận được một nhân sự sửa lỗi vặt thay vì một bộ óc chiến lược biết cách hoạch định công nghệ cho doanh nghiệp trong 3 – 5 năm tới.

• Nguy cơ mất an toàn hệ thống: Những đơn vị giá rẻ thường không đầu tư bài bản vào các công cụ bảo mật, khiến hệ thống của bạn dễ bị lây nhiễm mã độc tống tiền (Ransomware).

Chi phí để khắc phục sự cố rò rỉ dữ liệu hay gián đoạn hệ thống lớn hơn rất nhiều so với khoản tiền bạn tiết kiệm được khi chọn gói dịch vụ giá rẻ.

Bỏ qua việc cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) bằng văn bản

SLA (Service Level Agreement) là cam kết mức độ dịch vụ giữa nhà cung cấp và khách hàng. Rất nhiều chủ doanh nghiệp khi thuê IT Manager ngoài chỉ trao đổi qua lời nói hoặc thỏa thuận chung chung trong hợp đồng mà không yêu cầu các chỉ số SLA định lượng rõ ràng.

Nếu không có điều khoản SLA minh bạch, doanh nghiệp sẽ gặp phải các rủi ro:

• Thời gian phản hồi sự cố quá chậm: Khi hệ thống mạng bị rớt hoặc máy chủ bị lỗi vào giờ cao điểm, bạn phải chờ đợi hàng giờ đồng hồ mới có kỹ thuật viên tiếp nhận.

• Đùn đẩy trách nhiệm: Khi xảy ra gián đoạn vận hành, bên cung cấp dịch vụ dễ dàng đổ lỗi cho hạ tầng phần cứng cũ hoặc do người dùng thao tác sai.

• Không có căn cứ để đánh giá hiệu quả: Bạn không có bộ tiêu chí nào để đo lường xem đơn vị thuê ngoài có làm tốt công việc quản trị hay không.

Một hợp đồng chuyên nghiệp bắt buộc phải quy định cụ thể: Thời gian phản hồi sự cố là bao nhiêu phút, thời gian xử lý dứt điểm từng cấp độ lỗi là bao lâu và mức đền bù tài chính nếu vi phạm cam kết. Bên cạnh đó, việc nắm rõ khối lượng công việc thực tế của một nhân sự quản lý sẽ giúp bạn giám sát đối tác dễ dàng hơn. Tham khảo việc Một IT Manager Chuyên Nghiệp Sẽ Quản Lý Những Hạng Mục Hạ Tầng Nào? để lập bộ tiêu chí đánh giá chuẩn xác nhất.

Không ký kết hợp đồng bảo mật thông tin (NDA) chặt chẽ

IT Manager là vị trí được cấp quyền truy cập tối cao (Root/Administrator) vào toàn bộ hệ thống dữ liệu kinh doanh, danh sách khách hàng, thông tin tài chính và tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.

Việc thuê IT Manager ngoài mà không thực hiện ký kết Hợp đồng cam kết bảo mật thông tin (NDA) nghiêm ngặt là một sai lầm chết người. Điều này mở ra các kịch bản nguy hiểm:

• Thất thoát bí mật kinh doanh: Dữ liệu nhạy cảm có thể bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc rơi vào tay đối thủ cạnh tranh.

• Lỗi phân quyền truy cập: Đơn vị thuê ngoài không thiết lập chính sách phân quyền chặt chẽ, khiến nhân viên các phòng ban có thể xem được tài liệu của ban giám đốc.

• Thiếu chế tài pháp lý: Khi xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu do lỗi chủ quan của bên dịch vụ, doanh nghiệp không có cơ sở pháp lý để yêu cầu đền bù thiệt hại.

Doanh nghiệp bắt buộc phải yêu cầu đối tác cam kết NDA bằng văn bản pháp lý có giá trị ràng buộc cao nhất trước khi bàn giao bất kỳ tài khoản quản trị nào.

Phó mặc toàn bộ hệ thống mà không kiểm tra, giám sát định kỳ

Nhiều nhà quản lý sau khi ký hợp đồng thuê IT Manager ngoài thường có tâm lý “quăng cục lơ”, phó mặc hoàn toàn hệ thống cho đối tác mà không hề thực hiện công tác kiểm tra định kỳ.

Sự thiếu sát sao này dẫn đến những lỗ hổng hạ tầng âm thầm phát triển:

• Hệ thống Backup không hoạt động: Bạn tin rằng dữ liệu luôn được sao lưu hàng ngày, nhưng đến khi máy chủ gặp sự cố mới phát hiện ra quy trình Backup đã dừng hoạt động từ nhiều tháng trước.

• Không cập nhật các bản vá an ninh: Hệ điều hành và phần mềm không được cập nhật định kỳ, tạo điều kiện cho hacker xâm nhập.

• Rủi ro khi trang bị phần cứng: Thiếu sự giám sát khiến doanh nghiệp dễ mua phải các dòng phần cứng không đạt chuẩn. Việc kiểm tra xuất xứ thiết bị, lựa chọn đúng các dòng máy chủ chính hãng sẽ đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định và được hưởng đầy đủ chính sách bảo hành từ nhà sản xuất.

Ban lãnh đạo cần yêu cầu IT Manager thuê ngoài gửi báo cáo tình trạng sức khỏe hệ thống định kỳ hàng tháng và thực hiện kiểm toán an ninh mạng tối thiểu 6 tháng một lần.

Chọn đơn vị không có khả năng tư vấn và quy hoạch hạ tầng

Một IT Manager giỏi không chỉ biết xử lý các sự cố hiện tại mà phải có năng lực quy hoạch hạ tầng cho tương lai. Sai lầm của nhiều doanh nghiệp là thuê phải những cá nhân hoặc đơn vị chỉ có tư duy Helpdesk (sửa lỗi vặt) mà thiếu kiến thức về kiến trúc hệ thống chuyên sâu.

Năng lực quy hoạch hạ tầng kém thể hiện qua:

• Đầu tư sai công suất thiết bị: Tư vấn doanh nghiệp mua sắm các thiết bị quá đắt đỏ gây lãng phí, hoặc chọn thiết bị quá yếu khiến hệ thống nhanh chóng bị quá tải sau một thời gian ngắn mở rộng.

• Lựa chọn sai giải pháp lưu trữ: Không đánh giá đúng dung lượng dữ liệu phát sinh để tư vấn giải pháp phù hợp. Đối với các dữ liệu kế toán hay CRM dung lượng lớn, việc lựa chọn đúng chủng loại thiết bị lưu trữ chuyên dụng sẽ quyết định trực tiếp đến tốc độ truy xuất và an toàn dữ liệu.

• Hạ tầng mạng thiếu tính mở rộng: Không phác thảo bản vẽ đường đi dây, không phân chia các dải mạng ảo (VLAN), khiến việc mở rộng thêm chỗ ngồi cho nhân viên mới trở thành một cỗ máy cồng kềnh.

Tổng hợp các sai lầm và giải pháp khắc phục cho doanh nghiệp

Để giúp các nhà quản trị dễ dàng rà soát và đưa ra điều chỉnh kịp thời, dưới đây là bảng tổng hợp các sai lầm cùng phương án xử lý chuẩn hóa:

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt thông tin sẽ giúp ban lãnh đạo phòng tránh được hầu hết các rủi ro kể trên. Để xây dựng một quy trình quản trị hạ tầng hiệu quả cho khối SMEs, bạn nên xem qua Giải pháp thuê IT Manager cho doanh nghiệp dưới 100 nhân sự.

IT NOW cho thuê IT Manager chuyên nghiệp, tối ưu

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một bộ óc chiến lược công nghệ tầm cỡ để quy hoạch hạ tầng, bảo mật dữ liệu tuyệt đối nhưng muốn tránh xa tất cả những sai lầm lãng phí kể trên, IT NOW chính là đối tác chiến lược hoàn hảo nhất. Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ IT trọn gói và giải pháp CNTT cho doanh nghiệp, IT NOW mang đến dịch vụ IT Manager thuê ngoài chất lượng cao, chuẩn quốc tế với mức chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Đồng hành cùng dịch vụ thuê IT Manager của IT NOW, doanh nghiệp bạn sẽ nhận được những giá trị khác biệt vượt trội:

• Đội ngũ chuyên gia trình độ cao: IT NOW sở hữu đội ngũ IT Manager dày dặn kinh nghiệm thực chiến, có đầy đủ các chứng chỉ công nghệ danh giá hàng đầu thế giới (Cisco, Microsoft, Palo Alto, AWS…). Chúng tôi không chỉ quản lý vận hành mà còn tham mưu cho ban giám đốc những giải pháp công nghệ tiên tiến nhất để bứt phá hiệu suất kinh doanh.

• Cam kết SLA và NDA minh bạch bằng pháp lý: IT NOW áp dụng bộ chỉ số SLA nghiêm ngặt về thời gian phản hồi và ứng cứu sự cố 24/7/365. Đồng thời, chúng tôi cam kết bảo mật toàn vẹn 100% dữ liệu và bí mật kinh doanh của khách hàng bằng hệ thống hợp đồng NDA chặt chẽ.

• Tối ưu chi phí, hiệu quả vượt trội: IT NOW thiết kế các gói dịch vụ linh hoạt, “may đo” riêng theo đúng quy mô và nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Bạn sẽ sở hữu năng lực quản trị của một phòng IT tiêu chuẩn tập đoàn lớn với mức chi phí cực kỳ tiết kiệm, loại bỏ hoàn toàn chi phí ẩn.

• Hỗ trợ toàn diện, liên tục không gián đoạn: Với tiềm lực đội ngũ hùng hậu, IT NOW đảm bảo hệ thống của bạn luôn được giám sát và bảo vệ 24/7/365. Sẽ không bao giờ có tình trạng hệ thống bị bỏ rơi do nhân sự nghỉ phép hay đột ngột nghỉ việc.

Liên hệ ngay với IT NOW hôm nay để nhận gói khảo sát và đánh giá an ninh hệ thống hoàn toàn miễn phí!

———————-
IT NOW – PHÒNG IT THUÊ NGOÀI

• Email: kinhdoanh@itnow.vn
• Website: https://itnow.vn